Als administratiekantoor 50% per jaar groeien? Zo kun je dat

Door Tom Modderkolk

Wat kun je doen?
Allereerst is het interessant om te achterhalen waarom prijsbewustheid zo dominant is bij ondernemers. Veel ondernemers ervaren nauwelijks goede hulp van hun administratiekantoor of accountant. Een administratiekantoor inschakelen is een ‘moetje’, een kostenpost, maar meerwaarde is voor veel ondernemers ver te zoeken.

Je kunt 2 dingen doen:
● Of je processen zo inrichten en automatiseren dat je als een magneet werkt op prijsbewuste ondernemers;
● Of je onderzoekt hoe je meer op het netvlies van de ondernemer komt door meer toegevoegde waarde te leveren.

Beide doen is nog beter, heeft RS Finance ervaren. Hierbij de volgende adviezen:

● Maak gebruik van een cloudplatform waarop alle applicaties (boekhouding, rapportage, loonverwerking, facturatie, etc.) zijn gekoppeld.
● Koppel jouw systeem aan dat van je klanten, zodat een automatische gegevensuitwisseling mogelijk is.
● Hebben je klanten geen IT-systeem, help hen met het kiezen en inrichten van een systeem.
● Ontwikkel een methode waarbij je doelstellingen van ondernemers definieert en daarop kan sturen. Die methode is een kapstok voor het leveren van meer toegevoegde waarde.

Wat dit heeft opgeleverd?
“Een cateraar kreeg zeer positieve reacties van klanten”, vertelt Arjan Schipperus. “Ondanks de tevredenheid lukte het niet om een omzet boven de 1 miljoen euro te realiseren. Op basis van het Business Model Canvas zijn we op zoek gegaan de goede product-marktcombinaties. Doelstellingen van de klant en concrete acties zijn op basis van dit model gedefinieerd. Dankzij hulp van de IT-omgeving, die actuele cijfers en niet-financiële gegevens overzichtelijk presenteert, kon de cateraar sturen op groei in de gebieden waar die viel te behalen. Door deze focus is hun omzet een jaar later boven de 1,5 miljoen euro uitgekomen.”

[avg-advertorial slug=”proactief-adviseren”]

Geen grip op facturatieproces
Schipperus schetst de case van een andere klant, een architectenbureau uit Amsterdam dat de grip op het facturatieproces kwijt was. De tien werknemers rapporteerden hun projecten in Excelsheets. Dit was zeer bewerkelijk en zo kwam het voor dat werkzaamheden vergeten werden en de opdrachtgever dus geen rekening kreeg. “Dat was echt dramatisch, onze klant had elke maand twee dagen buikpijn van de facturatie”, illustreert Schipperus de situatie. “Toen heb ik bij hem Exact Online voor Project Management aangezet en projecten ingericht. We hebben ervoor gezorgd dat de werknemers makkelijk hun uren kunnen schrijven op het juiste project. Vervolgens worden de uren verwerkt tot factuur.

Het architectenbureau kan nu het budget bewaken en de voortgang van projecten in de gaten houden. Daardoor gaat het facturatieproces goed. Het bedrijf kan nu sturen op actuele cijfers en de processen zijn vereenvoudigd. De software dwingt onze klant van tevoren de specificaties en afspraken van een project vast te stellen, want daar ging het voorheen al mis. Afspraken waren niet duidelijk evenals welk deel van werkzaamheden op welk deel van de projecten moesten worden geschreven. Door de nieuwe IT-omgeving die we hebben ingericht kan het nu wel. Dat brengt rust.” 

Overigens wil Schipperus wel een kleine nuance aanbrengen. “85% van de wensen zijn met standaard software op te lossen en 15% vergt een organisatorische aanpassing. We geven dit altijd aan bij onze klanten zodat we goede verwachtingen kunnen scheppen.”

Cashflow van een bierbrouwer
Schipperus noemt ook een voorbeeld van een Amsterdamse bierbrouwer. Die had moeite om grip te krijgen op zijn cashflow. Ze gebruikten Exact Online voor Productie voor het beheer van het magazijn en de productie. Ze maakten echter geen gebruik van de financiële module omdat de administratie was uitbesteed aan een kantoor dat met andere boekhoudsoftware werkte. “Toen de brouwer bij ons klant werd, hebben we de productieomgeving en de financiële administratie ondergebracht in Exact Online. We hebben software geïnstalleerd om de processen voor facturatie (Basecone), rapportages (Visionplanner) en debiteurenbeheer (Payt) te optimaliseren. Door onze IT-kennis konden we dat grotendeels zelfstandig realiseren. We hebben ook veel contact gehad met de helpdesk van Exact die ons erg goed ondersteunt.”

Wil jij Exact Online zelf proberen? Meer inspiratie en handige tools voor administratie- en accountantskantoren vind je op deze pagina.