‘Alle data tijdig in je digitale samensteldossier’

Bekkers Accountants is een Brabants mkb-kantoor met een gevarieerde klantenportefeuille. Vennoot Twan de Louw AA vertelt hoe zijn kantoor zich heeft voorbereid op SBR Banken. “Twee jaar geleden zijn we begonnen met aanlevering in SBR richting de Kamer van Koophandel. Daardoor kregen we ervaring met het aanleveren van stukken in SBR. Uiteindelijk gaat het om de vraag: in hoeverre raakt dit onze klanten? Kunnen we binnen onze bestaande processen al vragen meenemen in het jaarrekeningproces, zodat we het deponeren in SBR daarna zo efficiënt mogelijk kunnen doen? Banken vragen voor kredietrapportages naast financiële gegevens natuurlijk nog extra zaken uit, zoals bijvoorbeeld de WOZ-waarde of de vloeroppervlakte van winkels. Die informatie moet je weer uit andere bronnen halen, zoals je permanente dossier.”

Op het moment dat Bekkers Accountants besloot ook kredietrapportages te gaan aanleveren in SBR, waren hun interne processen daar al behoorlijk op toegesneden. “Ons proces voor SBR was voor zo’n 80 procent klaar. Vorig jaar hebben we voor het eerst aan de hand van de gebruikershandleiding voor kredietrapportages zorgvuldig gekeken naar de inhoud en omvang van de informatie die de banken in hun kredietrapportages in SBR willen hebben. Daaruit bleek dat bij het opstellen van de jaarrekening aanvullende informatie noodzakelijk is voor de kredietrapportage, die niet noodzakelijk is bij de jaarrekening: de bankspecifieke gegevens. Denk hierbij onder andere aan de 30-, 60- en 90-dagentermijnen bij de debiteuren en crediteuren, de WOZ-waarde en de SBI-code bij de KvK. Dat hebben we naast onze werkprocessen gelegd om scherp te krijgen welke extra handelingen er nog nodig zijn om alle data compleet te krijgen. Daar zijn we nu zodanig ver mee, dat we onze eerste testrapportages in SBR Banken kunnen aanleveren aan de bank. Gelukkig zijn al onze bestanden nu digitaal; tijdens de workflow terug moeten grijpen op papieren documenten gebeurt niet meer. Wanneer we nu starten met het samenstellen van een jaarrekening halen we de financiële gegevens daarvoor direct op uit ons digitale samensteldossier (van Infine, red.). Dit samensteldossier is leidend; het is dé plek waar je alle data verzamelt die uitvragende partijen van je willen hebben. Dat heeft van ons intern ook een heel uniforme, gestructureerde werkwijze gevraagd, waardoor we nu veel efficiënter rapporteren. Omdat ik verwacht dat banken in de toekomst op frequentere basis informatie in SBR uit gaan vragen, hebben we onze financiële administraties zodanig ingericht dat je de informatie op elk gewenst moment kunt exporteren. Onze tussentijdse cijfers dienen goed en betrouwbaar te zijn.”

De Louw constateert dat veel collega-kantoren nog geen software hebben aangeschaft die hen in staat stelt om aanleveringen in SBR te realiseren. “Die werken vaak nog met Excel. Onze software stelt ons in staat om de klant meer waar voor zijn geld te bieden. Wij werken met een pakket voor de factuurverwerking (van Basecone, red.); dat scheelt op jaarbasis tijd en geeft vooral veel inzicht. Daarnaast is je administratieve bewaarplicht gewaarborgd. Ik besef dat de selectie van de juiste software lastig blijft. Veel kantoren stellen hun keuze uit, ook omdat ze aanhikken tegen de investering in tijd en geld. Persoonlijk denk ik: focus op wat een pakket je oplevert aan efficiency en kijk naar wat je uitspaart aan personeelskosten.”

(SBR Banken)