Afscheid nemen bestaat wel

Marco Borsato bezingt in dit lied het geen afscheid (kunnen) nemen van een geliefde. Het afscheid valt zwaar, mogelijk nog zwaarder dan dat de omstandigheden waren ten tijde van het opnemen van de videoclip bij dit nummer: naar verluidt was het zo koud dat Marco en de overige personages in de clip met een warme kruik onder hun jas de videoclip vormgaven.

Afscheid nemen bestaat niet, zou zo maar een statement kunnen zijn geweest van meerdere accountantskantoren in de afgelopen jaren. Ik schrijf bewust ‘geweest’, want in toenemende mate zie ik dat accountantskantoren afscheid nemen van klanten. Aan dit afscheid kunnen meerdere factoren ten grondslag liggen, zoals budgettaire redenen, maar bijvoorbeeld ook voorvallen op het gebied van integriteit.

Het afscheid nemen van klanten kan ook belangrijke gevolgen hebben, gevolgen die de herinnering onuitwisbaar maken. Hierbij kun je denken aan klachten van (voormalig) opdrachtgevers of juridische gevolgen. Enkele van deze invalshoeken bespreek ik in deze blog. 

Afscheid nemen moet zorgvuldig
De Accountantskamer veroordeelde in een uitspraak van enige tijd geleden(*1) een accountant die de opdracht onzorgvuldig beëindigde. De accountant ondervond naar zijn mening nauwelijks medewerking van de klant. Stukken werden te laat of onvolledig opgeleverd. Daarnaast was er ondermeer sprake van: onjuiste besluiten en akten en van een inadequate reactie op een eerdere brief van de accountant.

Al met al niet onbegrijpelijk dat de accountant afscheid wilde nemen van de klant. Echter, naar de mening van de tuchtrechter had de accountant dit zorgvuldig(er) moeten doen. 

Ook in hoger beroep komt dit naar voren. De rechter oordeelt dat de accountant het opzeggen van een opdracht niet “rauwelijks” mag doen, hetgeen ook ‘iets afkeurends’ in zich heeft. Uit de toelichtende passages in de uitspraken blijkt dat wordt bedoeld dat het onzorgvuldig opzeggen van de relatie indruist tegen de vereisten dat de accountant professioneel gedrag dient te vertonen en zorgvuldigheid(*2) in acht dient te nemen.

Wat is zorgvuldig?
Uit de aangehaalde uitspraak blijkt dat zorgvuldigheid in elk geval inhoudt dat de accountant de klant tijdig zou moeten informeren dat hij voornemens was de opdracht te beëindigen indien de klant niet alsnog binnen een redelijke termijn de tekortkomingen in het opleveren van stukken en dergelijke herstelt. Hieraan dient vooraf te gaan dat de accountant eerst duidelijk maakt welke tekortkomingen hij heeft gesignaleerd. Deze handelswijze wordt ook aangegeven in een eerdere uitspraak met betrekking tot een opzegging van een samenstellingsopdracht(*3). 

Bij voorkeur vindt de communicatie schriftelijk plaats en de accountant moet kunnen aantonen dat de communicatie met de juiste persoon binnen de organisatie heeft plaatsgevonden. 

Relevante afwegingen
Bij de beslissing om afscheid te nemen van de klant speelt ook een rol dat de accountant in de opdrachtbevestiging overeenkomt met de klant de werkzaamheden te verrichten en af te ronden. Dat doet de accountant na een zorgvuldige afweging van bijvoorbeeld Controlestandaard 210.6 of meer in het algemeen de aspecten die de accountant overweegt vanuit de VGBA en NVKS inzake cliënt- en opdrachtacceptatie. Vanuit artikel 401 boek 7 BW dient de accountant ook een goed opdrachtnemer te zijn. Met andere woorden: hij dient zorgvuldig met de belangen van de klant om te gaan. Hieruit kun je afleiden dat opdrachtbeëindiging zeer nauw samenhangt met opdrachtacceptatie! Bij het opzeggen van een opdracht of de relatie met de klant moet de accountant er op bedacht zijn dat het opzeggen schade kan opleveren voor de betrokken klant. Niet zelden leidt dit tot klachten aan het adres van de accountant met niet-declarabele uren en andere kosten tot gevolg. Anderzijds vraagt de wet- en regelgeving op diverse plaatsen van de accountant dat hij de opdracht beëindigt in voorkomende situaties of dit op z’n minst overweegt(*4). Kortom: complexe afwegingen! 

Ter illustratie een gestileerd praktijkvoorbeeld.
Accountant x komt in een opdrachtbevestiging met klant Y een samenstellingsopdracht overeen. De bank vraagt met enige spoed een jaarrekening van de klant voorzien van een samenstellingsverklaring zodat over het uitbreiden van het krediet besloten kan worden. Zonder aanvullend krediet ‘overleeft’ de onderneming mogelijk niet. Klant Y stelt zich erg intimiderend op richting de accountant in gesprekken en discussies met betrekking tot de samenstellingsopdracht. De accountant voelt zich niet langer objectief in zijn werkzaamheden, hij heeft het gevoel dat hij de opdracht niet kan afronden en wenst de relatie met de klant te beëindigen. De VGBA vraagt dit min of meer ook van hem(*5) en daarmee ook het maatschappelijk verkeer(*6). Anderzijds leidt het niet afronden van de werkzaamheden bij de klant mogelijk tot ernstige schade (krediet niet uitgebreid, continuïteitsproblemen). 

In dit voorbeeld doet de accountant er goed aan eerst met de klant te bespreken dat hij problemen ervaart bij het uitvoeren van de opdracht, problemen die de opdrachtgever zelf veroorzaakt. Ziet de accountant geen verbetering dan dient de accountant schriftelijk aan te kondigen dat hij zich genoodzaakt voelt de opdracht te beëindigen als verbeteringen niet binnen een redelijke termijn worden gerealiseerd. Verder is het verstandig als de accountant zich bij  de afweging van de belangen en bij het daadwerkelijk beëindigen van de opdracht te laten bijstaan door de compliance officer en/ of een juridisch onderlegde collega of externe. Dergelijke vraagstukken zijn vaak zo complex (en de accountant heeft niet zelden ook zijn eigen emoties in dit proces) dat deze afstemming noodzakelijk is.

Wellicht dat in deze specifieke casus een andere accountant van het kantoor bij wie de objectiviteit nog niet onder druk staat, de opdracht zou kunnen afronden, eventueel aangevuld met andere maatregelen, zoals een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling op de opdracht(*7). Ook een dergelijke oplossing kan niet lichtzinnig genomen worden(*8).

In situaties dat er meerdere soorten dienstverlening plaatsvinden bij klanten, kan de uitkomst van dergelijke vraagstukken ook zijn dat de accountant een gedeelte van de werkzaamheden beëindigt (bijvoorbeeld bepaalde adviesdienstverlening) en alleen die werkzaamheden continueert waarbij een specifiek belang speelt. Voorbeelden hiervan zijn: werkzaamheden gericht op het openhouden van fiscale bezwaartermijnen of bijvoorbeeld het voeren van de salarisadministratie (belangen van de werknemers). 

Echter ook hiervoor geldt dat een zorgvuldige afweging en communicatie essentieel is. Is het willen beëindigen van de relatie gelegen in bijvoorbeeld integriteitsrisico’s bij de opdrachtgever, dan zullen de werkzaamheden die eventueel wel gecontinueerd kunnen worden slechts tijdelijk gecontinueerd kunnen worden. Het tijdelijk doorgaan met die bepaalde werkzaamheden kan alleen onderbouwd worden vanuit de afweging van enerzijds de bijzondere belangen van bijvoorbeeld derden ten opzichte van de constateringen die ‘vragen’ om beëindigen van de opdrachten. Oftewel: maatwerk!

Enkele tips

Graag sluit ik dit blog af met enkele tips:

● Bij het (willen) beëindigen van de werkzaamheden, spelen meerdere afwegingen en vraagstukken een rol. Het is belangrijk de beslissingen en afwegingen multidisciplinair te benaderen, bijvoorbeeld met hulp van een externe (juridische) deskundige, en/of de compliance officer en kwaliteitsbepaler.

● Zorgvuldige communicatie en de vorm van communicatie (schriftelijk) zijn essentieel. Enerzijds ter onderbouwing van de genomen beslissingen en anderzijds ook redenerend vanuit de fundamentele beginselen ‘zorgvuldigheid’ en ‘professionaliteit’.

● Bij het tussentijds beëindigen van een wettelijke controleopdracht is een verplichte melding bij de AFM aan de orde. De accountant maar ook de controleklant dient de AFM schriftelijk op de hoogte te brengen van de tussentijdse beëindiging(*9).

● De grondslag voor het beëindigen van de relatie met de klant kan zijn gelegen in ernstige integriteitsvoorvallen en kan ook imagoschade opleveren voor de accountantsorganisatie. Daarom is een belangrijke tip om ook in dergelijke casuïstiek tijdig en zorgvuldig te overwegen in hoeverre een incidentmelding noodzakelijk is(*10). 

● Bij een verzoek tot collegiaal overleg dient zorgvuldig overwogen te worden welke aspecten voor de eventueel opvolgend accountant van belang zijn in het kader van cliënt- en opdrachtacceptatie en of deze aspecten gedeeld kunnen worden met deze accountant(*11).

Om tot slot te reflecteren en aan te sluiten op het plaatje bij deze blog: het afscheid is ‘definitief’ maar de herinneringen zijn niet uitwisbaar. Laat het afscheid nemen niet gepaard gaan met barre omstandigheden, wees alert op bovenstaande tips in situaties dat afscheid nemen aan de orde komt en neem de beslissingen niet alleen! Of zoals Marco in een andere hit zingt:

“Als je roeit en je zoekt en je kijkt
Als er nergens een uitweg verschijnt
Als de golven zo hoog zijn
Dat het land in de verte
In het kolkende water verdwijnt

En het licht van de zon en de maan
Dreigt voor eeuwig ten onder te gaan
Voel je geen grond onder je voeten
Pak dan mijn hand
En ik zorg dat je stevig zult staan”(*12)

Drs A.A. Boxum RA EMITA is Hoofd Training & Compliance bij V&A accountants-adviseurs

*
1. ECLI:NL:CBB:2012:BX3606
2. In de VGBA worden deze aspecten benoemd als fundamentele beginselen voor accountants
3. http://tuchtrecht.overheid.nl/ECLI_NL_TACAKN_2015_45
4. Eén van de voorbeelden betreft de situatie dat de accountant constateert dat er  geen maatregelen zijn opgewassen tegen bedreigingen van de fundamentele beginselen (zie VGBA artikel 21 lid 2).
5. VGBA artikel 21.
6. VGBA artikel 2.
7. In lijn met NVKS artikel 13.
8. Immers: de vraag is of het kantoor zich wel langer wil en kan associëren met een dergelijke klant.
9. Zie BW titel 9 artikel 393.
10. Ook bij niet wettelijke controleopdrachten kan een incidentmelding aan de orde zijn, zie https://www.afm.nl/nl-nl/professionals/onderwerpen/interpretaties-incidentmeldingen
11. Denk bijvoorbeeld aan aspecten als vertrouwelijkheid uit hoofde van bijvoorbeeld de Wwft.
12. Als Rennen Geen Zin Meer Heeft, Marco Borsato.