Administrateurs opgelet: Check reiskostenregeling voor 1 januari

Vanaf het nieuwe jaar geldt de regel dat er alleen belastingvrij wordt vergoed als er aantoonbaar gereisd is. Mobility Mixx merkt echter dat nog lang niet alle werkgevers klaar zijn voor de nieuwe situatie. Voor iedereen die nog aan de slag moet zijn 4 tips op een rij gezet om op tijd klaar te zijn.

2020 was een uitzonderlijk jaar, dat erkent ook de Belastingdienst. Staatssecretaris Vijlbrief bepaalde in mei dat werkgevers dit jaar uit mogen blijven gaan van de geldende afspraken. En dus mochten de afgesproken reiskostenvergoedingen worden uitbetaald, ook al werken collega’s massaal thuis. Voorwaarde is wel dat de regeling al voor 13 maart 2020 is vastgesteld. 

Nieuw jaar, nieuwe spelregels

Maar per 1 januari 2021 gaat dat veranderen! Reiskosten mogen nog steeds belastingvrij worden vergoed voor het tarief van maximaal 19 cent per kilometer, maar thuiswerkdagen tellen dan niet meer mee. Wil je toch de vaste reiskostenvergoeding handhaven, dan moet je kunnen aantonen dat de betreffende werknemers 36 weken of 128 dagen per jaar naar hun vaste werkplek reizen. Zo niet, dan kan er gedeclareerd worden op basis van nacalculatie. Te veel uitgekeerde vergoedingen zijn belastbaar.

Tip 1 – Ken het reisgedrag

Het belangrijk om goed zicht te hebben op het reisgedrag per 1 januari. Wie werken er hoeveel dagen per week thuis? Zijn er afspraken over vaste thuiswerkdagen gemaakt? Bedenk wat als werkgever redelijk is voor wat betreft de reiskostenvergoeding, ook in relatie tot de bestaande afspraken in de CAO, het personeelshandboek en de arbeidsovereenkomst. LET OP: Extra aandacht is vereist voor de vaste OV-abonnementen; als die duurder zijn dan de daadwerkelijk gemaakte reiskosten, dan is het restant fiscaal niet meer vrijgesteld.

Tip 2 – Geef thuiswerken apart aandacht

Net als voor de reiskosten, accepteert de fiscus belastingvrije vergoedingen voor daadwerkelijk gemaakte kosten ten behoeve van de thuiswerkplek. Denk aan beeldschermen, mobiele telefoon, bureaustoel, et cetera. Kosten voor gas, elektra, koffie, en dergelijke zijn niet vrijgesteld. Als werknemer heb je wel de mogelijkheid om deze kosten te vergoeden vanuit de vrije ruimte voor werkkosten.

Tip 3 – Leg nieuwe afspraken vast

Wees helder over het gekozen beleid en leg de nieuwe afspraken vast, als referentie voor de medewerkers en de fiscus. Communiceer tijdig, zodat iedereen weet waar die aan toe is. Ook als de afspraken nog niet rond zijn, is het van belang om de collega’s al bewust te maken van de nieuwe situatie per 1 januari.

Tip 4 – Maak registreren en declareren mogelijk

Niemand zit te wachten op onnodige administratieve handelingen rond reiskosten. Gelukkig bestaan er diverse praktische diensten om probleemloos reizen te registreren, declareren en af te rekenen. Daar heeft zowel de werkgever als de werknemer plezier van. In de individuele app en portal van Mobility Mixx kunnen medewerkers bijvoorbeeld hun vaste woon-werktraject invoeren en markeren voor de dagen waarop er ook echt gereisd is. De werkgever ontvangt per maand gespecificeerde overzichten en desgewenst worden directe koppelingen tot stand gebracht met de eigen administratiesystemen. En daarmee is jouw organisatie weer helemaal fiscus proof, ook per 2021!

Voor vragen over de praktische invulling van deze tips? Neem contact op met de mobiliteitsexperts bij Mobility Mixx of een andere kundige adviseur op het gebied van zakelijke mobiliteit.