6 onmisbare stappen voor een modern accountantskantoor (met betere klanttevredenheid)

Deze ontwikkelingen stellen hen in staat om meer klanten te bedienen met dezelfde hoeveelheid personeel, wat resulteert in een hogere winst. Bovendien kunnen accountantskantoren hun servicekwaliteit verhogen, wat resulteert in tevreden klanten en een verhoogd werkplezier voor medewerkers.

Desondanks maken veel accountantskantoren nog steeds onvoldoende gebruik van deze kansen. Er zijn veelvoorkomende redenen zoals "het gaat al jaren goed op de huidige manier", "we hebben geen tijd voor zo'n transitie" of "we moeten onze uren kunnen factureren". Dit is jammer, vooral als we kijken naar de voordelen die kantoren behalen wanneer ze wel de stap zetten. Sommige kantoren zijn in staat om na de transitie 40% meer klanten te bedienen.

70% van de ondernemers zou hun accountant niet aanbevelen aan anderen
Dat zijn getallen om van te schrikken. Zeker als je bedenkt dat de volgende generatie ondernemers alleen maar kritischer wordt. Hoe zorg jij ervoor dat je bij de 30% hoort die wel een positief verschil maakt voor klanten?

Het uitvoeren van traditionele diensten zoals jaarrekeningen, rapportages en belastingaangiftes op een soepele en efficiënte manier is natuurlijk een eerste stap. Maar het echte verschil maak je door het toevoegen van nieuwe diensten. 

Diensten die ondernemers helpen bij het maken van slimme keuzes die leiden tot groei. Dit is wat de toekomstige klanten van je verwachten. Door je kantoor te moderniseren, creëer je ruimte voor deze ontwikkelingen.

Hier zijn 6 stappen om je kantoor te moderniseren:

1. Centraliseer alle documenten
Documenten zijn nu vaak verspreid over allerlei mapjes en mailboxen. Regelmatig is het een aardige zoektocht om een document terug te vinden. En wat was nou de laatste versie? 

Dit kost allemaal onnodig tijd. Zorg er daarom voor dat je documenten altijd op één plek verzamelt. Hoe je dat doet? Door in een systeem te gaan werken dat het mailen van documenten overbodig maakt. Waardoor je documenten niet meer hoeft te downloaden en in een mapje hoeft te zetten. Want daar gaat het standaard mis.

2. Zorg voor één bron van waarheid
Werk met geïntegreerde systemen en applicaties die naadloos met elkaar kunnen communiceren. Dit minimaliseert het overzetten van gegevens tussen verschillende systemen en voorkomt dat er meerdere waarheden ontstaan. 

Door een centraal systeem te hebben waar alle gegevens samenkomen, kun je altijd vertrouwen op één enkele bron van waarheid. 

Wij hanteren hier een simpele oplossing voor. Wil je weten hoe? Hier kun je zien hoe je klanttevredenheid tot een hoger niveau tilt.

3. Stroomlijn je processen
Als accountantskantoor werk je aan veel verschillende klanten en taken. Het kan ingewikkeld zijn om hier het overzicht in te bewaren. Dit is makkelijk op te lossen door middel van automatisering. 

De vaste processen rondom aangiften en jaarrekeningen zien er bijvoorbeeld altijd hetzelfde uit. De taken die hierbij horen kun je door software automatisch laten inplannen.

Zo kun je werkstappen definiëren, afbakenen en elke stap toewijzen aan de relevante persoon binnen je kantoor. In je workflow kun je ook checklists opstellen en items daarvan toewijzen aan medewerkers. Zo weet iedereen precies wat van wie verwacht wordt. Niet alleen bespaar je daarmee tijd, het borgt ook je kwaliteit van werken.

4. Zorg ervoor dat je nooit meer iets vergeet
Maak gebruik van een systeem dat de voortgang van processen bijhoudt en zorgt voor een gestroomlijnde communicatie binnen het team. Vermijd het gebruik van Excel-sheets en e-mails waarin taken kunnen verdwijnen. 

Met een modern systeem kun je de status van processen in real-time volgen en communicatie centraal organiseren, zodat iedereen altijd op de hoogte is.

5. Veilige en effectieve communicatie met klanten
Verstuur geen gevoelige documenten meer heen en weer via e-mail. Kies in plaats daarvan voor een veilig communicatieplatform waarin je kunt samenwerken met je klanten. 

Hiermee kun je berichten en documenten uitwisselen, digitaal ondertekenen en de communicatie centraal bewaren. Dit zorgt voor een overzichtelijke manier van communiceren die AVG-proof is.

6. Geef klanten toegang tot hun eigen gegevens
Verspil geen tijd meer aan het verzamelen en delen van gegevens met klanten. Bied hen de mogelijkheid om hun eigen dossier in te zien via een online portal of app. Op deze manier kunnen ze zelf documenten raadplegen en downloaden wanneer ze deze nodig hebben. Dit bespaart tijd voor zowel jou als je klanten.

Zo verwijder je jezelf als de bottleneck, en verlies je steeds minder tijd aan het uitvoeren van repetitieve taken. 

Het is minder moeilijk dan dat het lijkt
Ik werk dagelijks met mijn collega’s met het verbeteren van de bedrijfsvoering van accountantskantoren. Wij ontwikkelen continu nieuwe functies en integraties binnen Mijn Kantoor, onze online accountancy software waarmee accountants alle processen kunnen beheren binnen één platform. 

En dit klinkt misschien al moeilijker dan dat het is. Wij helpen je binnen het platform om alles in logische stappen in te richten. Ook helpen we je met het verplaatsen van je klantgegevens naar het nieuwe CRM. Voor medewerkers en klanten hebben we handige informatietools ontwikkeld, zodat iedereen zich snel thuis voelt in de nieuwe manier van werken.

Onze klanten zijn binnen vier weken volledig overgestapt op onze software en hebben hun klanten al na een week in het CRM staan. Die tijdsinvestering hebben ze binnen de kortste keren terugverdiend, door de tijd die ze daarna gaan besparen.

Wil je meer informatie? Download hier onze gratis brochure, waarin duidelijk wordt hoe jij met Mijn Kantoor je klanttevredenheid tot een hoger niveau kan tillen.

Jori Neef, Commercieel Directeur bij Mijn Kantoor. 
Ik hou mij dagelijks bezig met relevante trends & ontwikkelingen binnen de accountancy. Mijn focus ligt voornamelijk op efficiënt en zorgeloos werken en het creëren van mogelijkheden om de ultieme klantervaring te bieden.