Automatiseren of niet: hoe sta jij erin?

Partnerbijdrage van: 

Wie dag in dag uit bezig is met het beheren van financiële data, hecht doorgaans veel waarde aan controle. Dat voor sommige accountants de snelle automatisering binnen hun vakgebied als een verlies van controle voelt, valt dan ook best te begrijpen. Want als slimme software straks alles zelf kan doen, waar is de accountant dan nog voor nodig? In de praktijk blijkt die angst dikwijls ongegrond. Mits goed aangepakt, is automatisering zowel goed voor de klant als voor de accountant. “Door automatisering is mijn werk veel leuker geworden.”

Een schoenendoos vol bonnen: het is het klassieke beeld van een administratie die niet op orde is. En al roept het hier en daar vast nostalgische gevoelens op, geen enkele accountant zit erop te wachten om eens per kwartaal zo’n stapel schoenendozen voor de kiezen te krijgen. Gelukkig is er goed nieuws, want de schoenendoosklant staat inmiddels op uitsterven. Een nieuwe generatie ondernemers is in opkomst. Digital natives die alles online doen en zoveel mogelijk automatisering verwachten. De uitdaging voor de moderne accountant: meebewegen.

Digitaal en toch persoonlijk
Mischa Rotteveel weet daar alles van. Hij is medeoprichter van Cijfers die Tellen, een Hilversums bedrijf dat ondernemers helpt met alle aspecten van hun financiële administratie. Van complete boekhouding en salarisadministratie tot belastingaangiftes, jaaropgaves en jaarrekeningen. Bij Cijfers die Tellen vormt automatisering al een flink aantal jaar de kern van de dienstverlening. “We wilden er echt van af dat de maand van de BTW-aangifte zo’n vervelend drukke periode was. Met avonden en weekenden doorwerken, en dan weer een maand nodig hebben om bij te komen van al die stress.”

Dankzij de automatisering van hun diensten, voeren de accountants van Cijfers die Tellen nu doorlopend controle uit. “Zo kunnen we de klant actuele informatie geven, en is ons werk veel beter in te plannen. We kunnen de proactieve boekhouder zijn die we willen zijn en echt als partner en vertrouwenspersoon voor de klant fungeren.” ‘Digitaal en toch persoonlijk’, is niet voor niets het motto van het kantoor. Bovendien is er rust in de tent gekomen: niemand hoeft meer over te werken.

Digitalisering in de praktijk: zo bepaal je de juiste snelheid 

Afscheid van klanten
Toch ging de overstap niet zonder slag of stoot, herinnert Mischa zich. Van sommige klanten werd afscheid genomen. “Daar zijn we heel eerlijk in geweest”, vertelt hij. “We hebben duidelijk de voordelen geschetst: jij bent minder tijd kwijt en krijgt meer inzicht in je cijfers.” Klanten voor wie dat minder belangrijk was, waaronder een aantal zzp’ers, werden aan een ander kantoor geholpen. Tegelijkertijd gingen Mischa en zijn compagnons op zoek naar nieuwe klanten die beter bij de aangepaste propositie pasten. Met mooie resultaten: de productiviteit nam toe en het aantal klanten groeide.

Zijn werk is door automatisering veel leuker geworden, zegt Mischa. “Als een klant mij belt, kunnen we gelijk op het scherm toveren hoe het ervoor staat. De klant kan zien wat wij doen, en wij zien wat de klant doet. Zo kan je goed en professioneel samenwerken en echt meerwaarde bieden.” Het past volgens hem bij de veranderende wensen van veel ondernemers. “Steeds meer van onze klanten, zeker de partijen die snel willen groeien, verwachten een one-stop shop. Het is al vaker voorgekomen dat we direct in moesten springen als een klant een zieke medewerker had. Wij weten precies hoe de systemen werken en wat er gebeurt, en kunnen het dan dus makkelijk overnemen. Zo zijn we met ons team de administratieve afdeling, CFO en controller in één.”

Ook je automatiseringsgraad verhogen? Dit zijn de voordelen volgens Mischa Rotteveel (Cijfers die tellen):
• Een one-stop shop voor klanten
• Hogere kwaliteit van advies door continu controle en inzicht
• Minder last van piekdrukte en stress
• Leuker werk

Elkaar blijven uitdagen
Kantoren die hun automatiseringsgraad willen verhogen, adviseert Mischa om erbij stil te staan hoe ze het team het beste mee kunnen nemen. “Je hebt eigenlijk wel een paar mensen nodig die het leuk vinden om met automatisering bezig te zijn. Het management moet de koers uitzetten en het proces aansturen. Maar als je een paar medewerkers hebt die er handig in zijn dan helpt dat het hele team vooruit.” 

Een kwestie van bewust aandacht geven, heeft Mischa gemerkt. Hij koos er met zijn bedrijf voor om met een consultant van Yuki via trainingen mee aan de slag te gaan. “Je moet er tijd in stoppen en elkaar blijven uitdagen. Zodat je de beschikbare functionaliteiten van het pakket zo goed mogelijk inzet. Voor de klant, maar ook voor jezelf.”