Definieer je conform zone!

Door Dr Niels van Nieuw Amerongen RA

De dienstverlening van de cliënt is niet zo maar beperkt tot het verstrekken van het papiertje met het eindoordeel over de controlebevindingen. Aan het eindoordeel van de accountant gaat een proces van het verzamelen van controlebewijs vooraf. Dat proces is niet eenzijdig maar wederkerig van aard. De accountant is daarbij afhankelijk van de medewerking van de cliënt. Zonder goede medewerking kun je je vraagtekens stellen bij de kwaliteit (nauwkeurigheid, volledigheid, en andere kwaliteitseigenschappen) van de bewijsverzameling. Het is van belang dat de accountant met zijn cliënt een open en transparante relatie ontwikkelt, een relatie die ook tegen een stootje kan. Want zoals in elke relatie gebeurt er in de gezamenlijke zakelijke journey van alles. 

Maar wat is er nu van belang om te komen tot een sterke relatie? Hierbij kan de discipline van de sociologie de accountant helpen. In mijn vorige blog heb ik je al aan wat nieuwe terminologie geholpen: fate control en behavioral control (mocht je het vergeten zijn, kun je het teruglezen via deze Link naar blog fate control). In dit blog komen ook weer enkele begrippen aan de orde: cohesie en conformity zone. 

Cohesie
In de natuurkunde is cohesie de attractie (aantrekkingskracht) die moleculen bij elkaar houdt, het gaat dan om gelijk(soortige) moleculen. Daarnaast bestaat het begrip adhesie, waarmee ook aantrekkingskracht wordt bedoeld, maar dan met betrekking tot ongelijksoortige moleculen. 

Cohesie in de sociologie heeft betrekking op de samenhang in de maatschappij. Wanneer we de maatschappij beperkt opvatten, namelijk als een dyade (relatie tussen twee personen), dan zegt de mate van cohesie dus iets over de samenhang tussen twee personen. Een van de kernvragen in de sociologie gaat over ongelijkheid tussen personen en hun identiteit. Samenhang kan ook worden geassocieerd met aantrekkingskracht, en wordt ook wel ‘kleefkracht’ genoemd. 

Zodra de accountant en de cliënt een onderlinge relatie aangaan, bekrachtigd in een opdrachtbevestiging, zijn ze op elkaar aangewezen en bij elkaar in enigerlei mate betrokken. In formele zin, maar dat betekent niet automatisch dat ook sprake is van sterke cohesie, sterke samenhang en op elkaar betrokken zijn. 

En hiervoor komen we op het tweede begrip: conformity zone.

Conformity zone
Het zal je waarschijnlijk net zo vergaan als mij verging toen ik het begrip ‘conformity zone’ voor het eerst las (overigens in het boek van Thibaut en Kelly, 1986). Ik dacht meteen aan comfort zone, sterker nog: ik dacht dat dat woord er ook stond. Maar ik las het nog een keer, en merkte zo dat dit een begrip is, waarmee ik nog niet bekend was. Maar als je dan toch een vergelijk met comfort zone wilt maken, dan is een comfortzone een zone waarbij je je prettig/comfortabel voelt, en het liefst niet uit zou willen stappen. Het voelt veilig. Bij deze zone is het vaak positief als je buiten dat gebied treedt, het verbreedt je, geeft nieuwe inzichten, nieuwe contacten en dergelijke. Bij de conformity zone werkt dat iets anders. Maar dan moet ik eerst even uitleggen wat die conformity zone inhoudt.

Een conformity zone in een relatie houdt een gebied in van belangrijke uitgangspunten (bijvoorbeeld waarden en normen) waarover je in een relatie hetzelfde denkt als de ander. Het zijn principiële punten, die zodanig van belang zijn, dat als je je samen hieraan niet conformeert dat dan de relatie op barsten staat. Maar je kunt het ook positief formuleren. Een sterke relatie (waarin sprake is van cohesie) betekent dat je van elkaar weet welke gemeenschappelijke uitgangspunten je met elkaar hanteert. Zo lang je met elkaar binnen die zone beweegt, is het veilig, is de relatie veilig, versterk je elkaar. 

Levert het, net als bij je comfortzone, ook wat op als je gezamenlijk of een van beiden buiten de conformity zone begeeft? Nee, in beginsel niet. Maar het kan ook niet zoveel kwaad als je buiten die zone met elkaar van mening verschilt. Het gaat immers buiten die zone niet om principiële vraagstukken. 

Het gevaar van identiteitsverlies
Nu liet ik eerder in dit blog al even terloops de term ‘identiteit’ vallen. Dat is nog wel even een “dingetje”. Ik schreef eerder op accountant.nl een artikel over het risico dat de accountant zijn professionele identiteit verliest en zich vereenzelvigt met de cliënt identiteit. Eigenlijk is het risico dus dat die samenhang of cohesie zo sterk is, dat je één wordt in de relatie. Je bent niet alleen toegegroeid naar elkaar, je raakt vergroeid met elkaar. Dat is dus oppassen geblazen, want voor je het weet raak je je objectiviteit kwijt. Gelukkig kan een goede relatie wel tegen een stootje en zal de cliënt je wel corrigeren als je te weinig frisheid inbrengt. Volgens de social exchange theorie levert te weinig inbreng van de accountant tot een sociale kostenpost aan de zijde van de cliënt. En gelukkig kun je daaraan via “social distancing” het nodige aan doen of helpen voorkomen. Maar dat is onderwerp van een later blog. 

De potentiële winst van conformity zone
Een belangrijke spiegelvraag is natuurlijk: hoe goed weet je van elkaar in de relatie wat de principiële uitgangspunten zijn waarover je beslist overeenstemming moet hebben?

Ik ken een zelfstandig gevestigde accountant die veel tijd investeert in de cliëntacceptatiefase. Hij vindt het extreem belangrijk om in het intakegesprek recht-door-zee te zijn en duidelijk van zijn zijde te communiceren wat voor hem principiële uitgangspunten zijn. Hij heeft liever geen cliënt, dan een cliënt waarmee je “gedonder” krijgt. Je kunt maar beter gelijk duidelijk zijn, dan weet de ander wat hij aan je heeft. En het geeft de accountant gelegenheid om van de zijde van de potentiële cliënt diens principes, waarden en normen te vernemen. Dat kan verhelderend werken. Naar zijn eigen zeggen is hij die vele jaren in het accountantsberoep nog maar een keer belazerd, en dat was in dat geval niet te voorzien. 

Maar het is natuurlijk niet alleen aan het begin van een relatie zinvol om hierover met elkaar in gesprek te gaan. Het is goed om aan het eind van een jaar dienstverlening een evaluatiemoment te prikken en op de principiële punten onder het genot van een bak koffie te bespreken hoe het is gegaan. En of er misschien nieuwe principiële punten naar voren zijn gekomen. Het zou maar zo kunnen dat de minder principiële punten er dan opeens ook minder toe doen. Nog beter is het om bij de koffie ook een plakje CAKE te genieten. Eén van de grote kantoren gebruikt dit acroniem (dat staat voor Cumulative Audit Knowledge and Experience) om als input te dienen voor de jaarlijkse evaluatie van de integriteit van de cliënt, en ook bij belangrijke judgment vraagstukken die gedurende de controle spelen. Kijk, dan maak je zichtbaar wat je met elkaar hebt opgebouwd en vertaal je dit naar de praktijk van alledag. En zo word je ook elke dag een beetje beter: voor jezelf en in de onderlinge relatie. Daarom is mijn oproep: Verken de conformity zone! Daarmee wordt je eigen identiteit vast ook een heel stuk scherper!

Literatuur
Thibaut, JW, & Kelley, HH. (1986). The Social Psychology of Groups. Taylor & Francis Inc.

Dr Niels van Nieuw Amerongen RA is directeur bij V&A accountants-adviseurs en associate professor Auditing & Assurance aan Nyenrode