Zo laat jij technologie voor jou en je klant werken

Stel je voor: jezelf tijd besparen én je klanten beter van dienst zijn. Voor veel accountants klinkt dat als toekomstmuziek in de oren. Met de huidige technologische innovaties kan er echter veel meer dan je wellicht voor mogelijk houdt. Laat je inspireren door Wilco Kraaij van Accountancy Gemak en ontdek wat technologie voor jou kan betekenen. 

Kraaij: “Al jaren wordt er in de accountancybranche gesproken over het feit dat kunstmatige intelligentie, het gebruik van big data en blockchain de accountant overbodig gaan maken. Hoewel dat wellicht in de toekomst zo zal zijn, is nu de grootste uitdaging van de accountant de juiste informatie op de juiste tijd voor de juiste mensen en daarmee ook voor slimme systemen beschikbaar te krijgen. Met de huidige techniek kunnen we bijna alle standaarddiensten in de accountancy automatiseren, als we alle data op de juiste plekken in de juiste systemen hadden.”

Helaas, ziet ook Kraaij, is er maar zo'n klein deel van de informatie beschikbaar voor die slimme systemen. “We zien dat die informatie namelijk met name in het hoofd van de ondernemer zit. Of in het hoofd van de boekhouder, van de accountant, de fiscalist, in allerlei emailboxen, of nog in papieren dossiers. Als het al in systemen staat dan kunnen die slimme systemen nauwelijks bij de data uit andere systemen, alleen al vanwege security en privacywetgeving is heel veel data niet toegankelijk.”  

Met die uitdagingen in gedachte ging Accountancy Gemak naar de tekentafel. Kraaij: “We waren op zoek naar iets wat die brug tussen de accountant en slimme systemen enerzijds en ondernemer en de werkelijke wereld anderzijds zou vergemakkelijken. Zo kwamen we met Communicatie Gemak. Deze tool stroomlijnt de communicatie tussen de accountant en zijn of haar klant, zorgt ervoor dat collega's onderling op de juiste momenten alle relevante informatie bevatten en, het belangrijkste naar de toekomst toe, dat slimme systemen steeds meer geautomatiseerd het werk kunnen doen.”

Waar je als accountant voor de coronacrisis nog vaak fysiek contact had met je klant, is dat door de pandemie bijna volledig stil komen te staan. “En ineens kwamen we erachter dat, hoewel het een stuk ongezelliger is, het ook heel wat voordelen heeft, al dat online communiceren. Het scheelt onder andere reistijd en reiskosten. Wel kan die online communicatie vaak effectiever en efficiënter plaatsvinden”, zegt Kraaij.

Communicatie Gemak helpt daarbij. Heeft de accountant bijvoorbeeld bovengenoemd bonnetje nodig, dan hoeft de accountant niet meer in de pen te klimmen om een mailtje te tikken naar de ondernemer. “Binnen de module kan de accountant de ondernemer een taak geven”, zegt Kraaij. “De ondernemer krijgt dan automatisch een melding dat er een actiepunt voor hem openstaat. De ondernemer uploadt het bonnetje direct in de module en alles staat in één keer op de juiste plek. En vergeet de ondernemer de taak? Het systeem stuurt dan automatisch een herinnering. Nog een voorbeeld: het proces rondom de belastingaangifte is volledig gestroomlijnd. Er gaat automatisch een mailtje uit naar de ondernemer wanneer hij zijn accountant moet machtigen om zijn belastingaangifte te doen. De ondernemer hoeft alleen op een link te klikken en alles is geregeld. Zo wordt online communiceren écht makkelijk en enorm klantvriendelijk.” En misschien wel het belangrijkste heb jij de data in het juiste formaat of de juiste plek beschikbaar, zodat het steeds verder geautomatiseerd verwerkt kan worden. 

Dat gemak komt ook enorm van pas bij een andere module, namelijk Werkprogramma Gemak. Kraaij: “Dit cloud-programma biedt inzicht in de volgorde waarin werkzaamheden worden verricht en is als een soort logboek. Je houdt er precies in bij wat er wanneer gebeurt op welke klant. Zo geeft onze slimme software je inzicht in de rode draad van het dossier en hoe je bent omgegaan met de belangrijkste risico’s.”

Werkprogramma Gemak kan zodoende van pas komen wanneer je als accountant een toetsing krijgt – bijvoorbeeld aan vakorganisaties of het AFM. Zo kun je laten zien wat je overwegingen waren bij het opstellen van een jaarrekening en het afgeven van een accountantsverklaring. Kraaij: “Het mooie is: in de online tool heb je alle correspondentie op één plek. Je hebt altijd beschikbaarheid over alle bijlagen, zoals bonnetjes, arbeidsovereenkomsten et cetera, want die zijn allemaal geüpload in het dossier van de ondernemer.”

Een ander groot voordeel is dat Werkprogramma Gemak inzicht biedt in hoe ver bepaalde werkzaamheden zijn gevorderd. "Jij, of je manager, kunnen dus ook makkelijker bepalen hoeveel uren iets nog kost en hoeveel mensen nodig zijn om dat werk af te ronden. Moet er nog veel gebeuren en is een collega ziek of op vakantie, dan weet je dat je dus óf een tandje bij moet zetten, óf misschien tijdelijk een andere collega moet laten bijspringen. Je kunt op die manier snel op- en afschalen. Je wendbaarheid als accountantskantoor wordt groter doordat je de 'workload' beter kunt verdelen.”

Kraaij ziet de accountant als de regisseur van het proces om uiteindelijk betrouwbare informatie aan het maatschappelijk verkeer te verschaffen maar ook echte meerwaarde voor de ondernemer te realiseren. “Hoe meer het systeem datagedreven voor jou kan sturen hoe meer waarde jij kunt creëren voor de ondernemer. Ga met ons mee en ontdek de voordelen van geïntegreerde tools.”

Aangeboden door: