‘Accountantskantoren hebben flexibiliteit bovenop stabiliteit nodig’

Als de coronacrisis iets heeft geleerd, dan is het wel dat onverwachte en ingrijpende gebeurtenissen zich elk moment kunnen voordoen. Als accountancykantoor kun je je daar niet gericht op voorbereiden, en klanten evenmin. Wel kunnen ze proberen hun wendbaarheid te vergroten. Accountancy Gemak kan helpen om die 'agility' te vergroten. Zonder dat dit ten koste gaat van de 'stability', zeggen Ruud van der Kruk en Michel Jongboer van Accountancy Gemak.

Wat de precieze gevolgen van de coronacrisis op termijn ook zullen zijn, het ziet er naar uit dat sommige gevolgen onomkeerbaar zijn. Dit geldt zeker voor werken vanuit huis. Dat heeft weliswaar tijdens de coronacrisis een hoge vlucht genomen, maar zal straks in het 'post-covidium' niet meer worden afgeschaald. Twee, drie dagen vanuit huis wordt vaak 'het nieuwe normaal'. Wat minder tastbaar is, is het besef dat de coronacrisis niet op zichzelf staat. Dat zich vrijwel onvermijdelijk nieuwe virus-uitbraken zullen voordoen, die tot piekdrukte binnen organisaties zullen leiden. Sterker nog, dat allerlei ontwikkelingen zich steeds sneller en minder voorspelbaar dan vroeger zullen voltrekken. Dit maakt het voor accountants en bedrijven steeds moeilijker te plannen. Wel kunnen ze proberen om flexibiliteit in te bouwen waardoor het eenvoudiger wordt om in te spelen op die veranderende omstandigheden. 

Accountancy Gemak wil die wendbaarheid van accountant en ondernemer bevorderen, door software te leveren die 'agile' ondernemen mogelijk maakt in plaats van allerlei belemmeringen op te werpen. De naam van het platform Accountancy Gemak zegt het eigenlijk al: Accountancy Gemak wil het accountants makkelijk maken om hun klanten te bedienen, en wat de toekomst ook brengt te kunnen inspelen op situatie van het moment. Uiteraard moeten de gebruikelijke administratieve processen en aanverwante activiteiten binnen het accountantskantoor daarbij gewoon doorgaan. Sterker nog, moet het bijhouden van de administratie, het samenstellen van de jaarrekening en andere rapporten en het doen van fiscale aangiften als vanouds zijn gegarandeerd. Als het even kan met software die mogelijk maakt dat dit zo makkelijk mogelijk en tegen zo laag mogelijke kosten gebeurt. Het streven is kortom zowel naar flexibiliteit als naar stabiliteit.

Domeinoverstijgende totaaloplossing
Accountancy Gemak voorziet op verschillende manieren in deze behoefte aan flexibiliteit en stabiliteit. 

Accountancy Gemak is een modulair opgebouwde 'totaaloplossing', zegt Ruud van der Kruk, medeoprichter van het door Accountancy Gemak overgenomen aangiftepakket Fiscaal Gemak en tegenwoordig als directielid van Accountancy Gemak verantwoordelijk voor strategie en innovatie. De software biedt de mogelijkheid om de complete administratie- en samenstelpraktijk verregaand te automatiseren en zonder haperen uit te voeren. Dat moet ook wel: de ondernemer beschouwt deze traditionele, administratieve diensten steeds vaker als een commodity – iets wat wel moet gebeuren en goed ook, maar waarop de accountant zich niet echt kan onderscheiden behalve door dit efficiënt te doen en dan tijd over te houden voor proactieve advisering. De manier om dat voor elkaar te krijgen is verregaande automatisering van de processen binnen het kantoor zodat er een soort 'digitale wasstraat' ontstaat. 

Met Accountancy Gemak is dat goed mogelijk, te meer daar de software laagdrempelig is. Om een indruk te geven: normaliter duurt het op een accountantskantoor enkele weken voordat een schoolverlater die in dienst treedt goed uit de voeten kan met een applicatie. Als het kantoor met Accountancy Gemak werkt, wordt er bijvoorbeeld binnen een uur al de eerste aangifte gedaan. Aangezien Accountancy Gemak 'cloudbased' is, zit de flexibiliteit als het ware ingebakken. Het is makkelijk om meer gebruikers aan te sluiten (een kwestie van ze aanmelden, zonder allerlei software te hoeven installeren op hun pc's) of juist te minderen. Gebruikers beschikken daarnaast altijd over de laatste versie van de cloudsoftware (inclusief recente aanpassingen in de code vanwege veranderingen in wet- en regelgeving).

Accountancy Gemak is bovendien een 'domeinoverstijgend platform', aldus Van der Kruk. Dat betekent om te beginnen dat de data uit de boekhouding, fiscale software en loonadministratie maar één keer vastgelegd hoef te worden . Een verademing voor wie eraan gewend is dat allerlei systemen op elkaar zijn gestapeld zonder dat deze helemaal goed aansluiten: informatie uit het ene systeem moet worden bewerkt voordat deze verder kan worden verwerkt, zelfgebouwde en inconsistente spreadsheets worden gebruikt om de informatie verder te kunnen gebruiken. Met als gevolg: onvolledige, inconsistente, corrupte of gedupliceerde data in plaats van een goed gevalideerd beeld zoals bij Accountancy Gemak. "Hierdoor kun je echt een goed, volledig beeld van je cliënten krijgen."

Een tweede voordeel van een platform dat domeinoverstijgend is, zit 'm erin dat de data uit de verschillende domeinen makkelijk kunnen worden hergebruikt om analyses te maken en adviezen te geven. Dit datagestuurd advies kan vaak zelfs grotendeels volautomatisch plaatsvinden: de software kan data combineren en de accountant materiaal aanleveren voor waardevolle adviezen.

Voorbeelden van dergelijke toepassingen van kunstmatige intelligentie zijn er volop. "Denk aan een advies in de trant van: is het voor deze specifieke klant niet verstandiger om in Box 2 te beleggen in plaats van in Box 3? Of, een advies genereren op grond van ontwikkelingen bij individuele klanten: is een klant die al enkele jaren achter elkaar groeit niet toe aan een andere rechtsvorm? Of advies over de samenstelling van het personeel, als blijkt dat in een onderneming met een ambitieus diversiteitsbeleid vrouwen ondervertegenwoordigd zijn. Of een advies voor een ondernemer die het bedrag van zijn voorlopige belastingaangifte heeft afgedragen, maar veel meer verdient dan vermoed: de software attendeert de accountant erop dat zijn klant wellicht extra geld moet reserveren. Praktische adviezen in elk geval, die de accountant vaak één op één kan overnemen en aan zijn klanten voorleggen." Aangezien de software cloudbased is, gaat het ook altijd om actuele informatie en adviezen – zoals verwacht mag worden van een accountant die als een soort 'CFO on demand' zijn klanten moet ondersteunen. Voor zover de accountant aanvullende (externe) data nodig heeft, kunnen die meestal makkelijk worden gekoppeld – zo is het mogelijk om benchmarks te marken door koppeling met allerlei pakketten van aanbieders van branche-informatie.

Nog meer gemak
Accountancy Gemak biedt echter meer dan de mogelijkheid om via procesautomatisering tot een digitale wasstraat te komen en om datagedreven inzichten en advies te geven en andere slimme toepassingen van kunstmatige intelligentie in te zetten. Afhankelijk van welke modules de accountant afneemt, biedt het platform bijvoorbeeld ook een workflow-tool (Werkprogramma Gemak), een communicatie-tool (Communicatie Gemak) en een centraal CRM en centraal inzicht in voortgang van processen (Kantoor Gemak). 

Werkprogramma Gemak biedt inzicht in de volgorde waarin werkzaamheden worden verricht. Het fungeert als een soort logboek, wat van pas kan komen als hij verantwoording over zijn activiteiten moet afleggen – bijvoorbeeld aan controlerende instanties als de AFM om te laten zien wat zijn overwegingen waren bij het opstellen van een jaarrekening en het afgeven van een accountantsverklaring. Daarnaast biedt het inzicht in hoe ver bepaalde werkzaamheden zijn gevorderd. "Je kunt dus ook makkelijker bepalen hoeveel uren iets nog kost en hoeveel mensen nodig zijn om het werk te voltooien. Je kunt dus snel op- en afschalen – je wendbaarheid als accountantskantoor wordt groter doordat je de 'workload' beter kunt verdelen.". Al deze voortgangsinformatie over alle oplossingen heen komt centraal binnen in Kantoor Gemak waar de accountant in één oogopslag inzicht heeft in de voortgang binnen zijn kantoor. Ook betekent het dat de accountant minder informatie hoeft door te spitten en makkelijker en gerichter advies kan verstrekken aan zijn klanten.

Communicatie Gemak is – de naam geeft het al aan – vooral een uitkomst in de communicatie met de klant. Online communicatie, wel te verstaan, de communicatievorm die zeker sinds de coronacrisis in opkomst is. Ook in de accountancy: niet alleen binnen kantoren, maar ook in het contact tussen accountant en cliënt: "Waar de accountant zijn klanten vroeger regelmatig in levenden lijve zag, is dat door de coronacrisis tot een minimum beperkt. Dat zal grotendeels zo blijven als de coronacrisis voorbij is", verwacht Michel Jongboer, Strategy Director bij Accountancy Gemak. "Niet dat 'live' contact helemaal zal verdwijnen. Maar online communicatie bespaart tijd en moeite, dat is tijdens de corona eens en te meer duidelijk gebleken. Wel kan die online communicatie vaak beter – effectiever en efficiënter – plaatsvinden." 

Communicatie Gemak biedt dat. Zo is het proces rondom de belastingaangifte volledig gestroomlijnd. Er gaat automatisch een mailtje uit naar de ondernemer wanneer hij zijn accountant moet machtigen om zijn belastingaangifte te doen. De ondernemer hoeft alleen op een link te klikken en alles is geregeld. De module Communicatie Gemak is sterk visueel getint, met informatieve – Jongboer spreekt van 'licht verteerbare' – dashboards die een ondernemer in één oogopslag kan begrijpen wanneer de account hem hier toegang toe geeft. "Het komt nogal eens voor dat de ondernemer hierdoor voor het eerst werkelijk inziet hoe de hoogte van het belastingbedrag dat hij moet afdragen is berekend. Hij zal hierdoor ook eerder zijn goedkeuring geven aan een aangifte. Ons platform heet ook niet voor niets 'Accountancy Gemak': wij proberen dat gemak werkelijk diepgang te geven."