Aandachtspunten bij Purchase to Pay (P2P) implementatie

Het automatiseren van dit proces kan deze fouten voorkomen en zorgen voor meer controle. Organisaties die besluiten om het Purchase to Pay-proces (P2P) te automatiseren, lopen echter vaak tegen uitdagingen in de implementatie aan. 

Konica Minolta deelt vijf aandachtspunten helpen om het implementatietraject te laten slagen. 

1. Draagvlak en samenwerking 
Binnen een efficiënt P2P-proces integreren de inkoop- en financiële afdeling. Het is daarom belangrijk om alle belanghebbenden te betrekken; dat geldt zowel voor het opstellen van het plan van aanpak als de keuze en implementatie van de oplossing. Stel daarom een multidisciplinaire projectgroep samen die kan starten met een gezamenlijke inventarisering van de processen, bestaande knelpunten en verbeterpunten. Op basis hiervan kan er een pakket met wensen en eisen worden samengesteld voor het nieuwe gewenste proces. Definieer daarbij heldere doelen en beoordeel de haalbaarheid van de plannen. 

2. Eén verantwoordelijke afdeling 
In de praktijk blijkt dat bij mkb-organisaties het initiatief voor een P2P-project vaak van de financiële afdeling komt. Dit komt voor een deel doordat de meeste mkb-organisaties geen specifieke inkoopafdeling hebben, maar ook omdat de financiële afdeling kostenbesparing en controleverbetering meestal hoog op de agenda heeft staan. Financiële managers worden in de praktijk vaak gezien en ingezet als de kartrekker en ambassadeur van een dergelijk project. Het is verstandig om één afdeling verantwoordelijk te laten zijn voor het implementatieproject, waarbij de financiële afdeling veelal de meest logische keuze is.

3. Waar te beginnen 
Bij het invoeren van een P2P-proces kiezen organisaties vaak voor een gefaseerde implementatie, die in de praktijk zeer succesvol blijkt. Bij een gefaseerde aanpak zijn er twee mogelijke aanvliegroutes; starten aan de voorkant van het proces (de inkoopfunctie) of aan de achterkant (de factuurverwerking). Ondanks het feit dat beide processen in elkaar overlopen, kunnen ze prima afzonderlijk van elkaar worden geautomatiseerd. De praktijk leert dat bij het factuurverwerkingsproces het meeste rendement (kostenbesparing) wordt behaald, dus hier kan het beste mee gestart worden. Een ander belangrijk argument om hier te starten is dat de gebruikersadoptie van een factuurverwerkingsapplicatie sneller en eenvoudiger verloopt dan bij een inkoopoplossing. Uiteindelijk kan de succesvolle digitalisering van het factuurverwerkingsproces op haar beurt weer budgetruimte en draagvlak creëren voor het digitaliseren van het inkoopproces. 

[avg-advertorial slug=”bezoek-finance-expo-2020″] 

4. Voldoende tijd voor het bewaken van de kwaliteit
Naast het faseren van de implementatie speelt de factor tijd een belangrijke rol. Neem de tijd voor het functionele ontwerp en ook het testen van de verschillende onderdelen bij oplevering. Zo blijft er ruimte voor bijsturing en wordt de kwaliteit gewaarborgd. 

5. Pakketkeuze 
Bij de keuze voor een softwarepakket voor het P2P-proces moeten er een aantal aandachtspunten worden meegenomen. Denk aan belangrijke basisfunctionaliteiten en de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing, maar ook aan de mogelijkheid om de oplossing te integreren in het bestaande financiële systeem. Daarnaast moet er rekening worden gehouden met functiescheiding. Door bepaalde rollen aan verschillende personen toe te wijzen worden risico’s verkleind. In het algemeen dient er functiescheiding te worden toegepast tussen gebruikers met bestelbevoegdheid, ontvangstbevoegdheid en betalingsautorisatie. Bovendien moet een P2P-oplossing beschikken over een digitaal archief. Daarbij spelen de richtlijnen inzake bewaarplicht een belangrijke rol. Uiteindelijk zal het digitale archief het papieren archief moeten vervangen. Minstens zo belangrijk is de beveiliging en ook de zoekfunctionaliteit waarmee facturen of orders eenvoudig en snel kunnen worden teruggevonden.

“In onze snel digitaliserende samenleving doen organisaties er verstandig aan om het document gedreven proces van budget tot betaling te automatiseren,” zegt Jeffrey Muller, Market Development Manager bij Konica Minolta. “Naast het feit dat het proces zich goed leent voor digitalisering biedt het uitzicht op aantrekkelijke besparingen en efficiency-voordelen. Een gefaseerde aanpak waarbij wordt gestart met het digitaliseren van de factuurverwerking vergroot de kans op een succesvolle digitalisering van het inkoopproces. Het automatiseren van beide processen in één P2P-systeem zorgt vanaf dag één voor meer inzicht, grip en nauwkeurigheid.”