6 vragen over het Referentie grootboekschema (RGS)

1. RGS: hoe zat het ook al weer?

Het Referentie grootboekschema (RGS) is een omvangrijk uniform (grootboek)rekeningschema dat als belangrijkste functie heeft rapportages vanuit de boekhouding te vereenvoudigen. Dit laatste wordt in de praktijk bereikt door enerzijds bestaande (grootboek)rekeningschema’s te koppelen aan RGS. En anderzijds door rapportages (zoals vanuit SBR) te ontlenen aan RGS. Het RGS in ontstaan in een breed expertoverleg, een samenwerking van private en publieke organisaties.

Omdat hierdoor de aanpassingen ten opzichte van de consultatieversie meer omvangrijk zijn dan eerder verwacht is besloten om een tweede consultatieversie RGS1.1 met een bijbehorende toelichting te publiceren. Er is tot 12 januari 2015 gelegenheid om te reageren op deze tweede consultatieversie. Eind januari wordt deze definitief gemaakt. Met de tweede consultatieversie van RGS 1.1 is er nu ook een koppeling gelegd tussen RGS en SBR. Op de RGS kennisbank staat een toelichting dat beschrijft welke SBR berichtsoorten gekoppeld zijn aan RGS. Zie: http://referentiegrootboekschema.nl/kbase/index.php?View=entry&EntryID=390

Het Referentie grootboekrekening schema bestaat uit zowel een lettercode als een RGS-nummer. Het is mogelijk je eigen grootboekstandaarden te koppelen aan deze RGS-codes. De RGS-codes zijn ook één op één gekoppeld aan de SBR-code.

2. Waarom dan niet gelijk je eigen standaard rekeningschema’s koppelen aan de SBR code?

Dit lijkt logisch, en toch is de stap via een RGS-code een betere. Ten eerste is de SBR/XBRL-code geen ‘code’, maar een omschrijving in het Engels zonder spaties, die daardoor amper logica kent en zeker geen hiërarchie. Dit probleem heb je niet met de RGS-codering. Deze heeft wel een logische hiërarchie. Ik denk dat binnen een paar jaar veel mensen binnen de accountancy de eerste 7 posities uit hun hoofd weten. Daarbij is ook in de RGS-coderingen rekening gehouden met de zogeheten ‘omslagcode’ voor het geval een rekening-courant van een bank op een creditsaldo uitkomt.

3. Is RGS complex?

Allerminst. Waar je bij SBR/XBRL na een dag cursus erachter komt dat als je termen zoals ‘domeinen, tuples, formula linkbase en calculation linkbase’ echt wilt begrijpen, je je nog weken lang in deze materie moet verdiepen, is de werkwijze en het gebruik van RGS in 15 minuten (of minder) aan een accountant uitgelegd. SBR/XBRL is mede complex (geworden), doordat internationale (vak)techneuten besluiten hoe de volgende versie moet werken en hoe de versie daarna nog mooier en complexer kan worden.

RGS kun je het beste zien als de standaard verdichtingscode/rubriceringcode, die je desgewenst in de bestaande boekhoudsystemen kan invoeren. Maar let wel, de meeste boekhoudsystemen kennen een inrichting per administratie, terwijl de RGS-codering administratie-overstijgend werkt maar wel boekjaarafhankelijk is.

4. Hoe vaak wordt de RGS-codering bijgewerkt?

Ook de RGS-codering kent zijn jaarlijkse updates, het volgt namelijk de jaarlijkse SBR-coderingen. Ook deze standaard is niet in beton gegoten, waardoor je de inrichting per jaar per administratie moet bijwerken.

5. Het heeft bijna tien jaar geduurd voordat SBR gemeengoed was, hoe lang duurt het met RGS?

Mede door de lobby vanuit de diverse branches, accountants- en administratieorganisaties wordt RGS door softwareleveranciers veel sneller opgepakt dan SBR/XBRL. Ik ben wel zeer benieuwd welke geavanceerde beheerstools er op de markt gaan komen om alle bestaande administraties te updaten met de juiste RGS-codering. Ook zal het me benieuwen hoe deze tools straks omgaan met de jaarlijkse updates.

In Nederland loopt men met de versie van de financiële software gemiddeld drie versies achter op de meeste recente versie van de softwareleverancier. De kans is groot dat men wel de laatste versie van de coderingen wil, maar niet de laatste versie van de software. Wordt dat een probleem? Niet als bedrijven met echte Cloud-gebaseerde financiële applicaties werken.

6. Is RGS behulpzaam bij het vergelijken van bedrijfsresultaten? En biedt het consolidatie-, audit en rapportagemogelijkheden?

Ja. Maar voor het goed vergelijken is er meer nodig. Naast een standaard code, is er ook een kantoor en administratie-overstijgende, uniforme manier nodig om werk- en bedrijfskosten te boeken. Want wat als de ene administrateur bijvoorbeeld de uitzendnota’s boekt op ‘overige personeelskosten’ en de andere op ‘overige bedrijfskosten’? Dan is het einde zoek.

In de Auditfile 3.2-definitie is al rekening gehouden met de RGS-coderingen. Alleen moet deze ook gevuld gaan worden door de softwareleveranciers. Er zal nog heel wat water door de Rijn moeten stromen, voordat het merendeel van de softwareleveranciers versie 3.2 ondersteunt. Laat staan dat zij ook de RGS-codering mee wegschrijven in deze Auditfile. Überhaupt is er geen controle op hoe de softwareleveranciers de Auditfiles vullen. En bijna iedere softwareleverancier heeft zijn eigen standaard.

Zover ik weet zijn er al twee softwareleveranciers bezig met een webbased rapportagejaarrekeningsysteem op basis van de RGS-coderingen 1.1. Hoe de accountancyorganisaties dan omgaan met eigen standaardjaarrekeningen met de cliëntspecifieke uitbreidingen en aanpassingen, moet de toekomst uitwijzen.

Maar het kan zeker iets moois worden, want de RGS codering houdt ook rekening met de mutaties op een niveau dieper dan grootboekrekening. In andere jaarrekeningsystemen heet dit splitsen, waardoor je, nu nog extra-comptabel, de verloopoverzichten van o.a. investeringen en desinvesteringen inzichtelijk kan maken.

Martin van Vliet (m.vanvliet@myzippy.com) is Senior Product Marketing Manager bij Zippy Business Solutions. Dit bedrijf is de drijvende kracht achter management informatie systeem Zippy.