3 tips voor meer regie op inkoopproces

Niet zo gek, want het is voor werknemers tegenwoordig een fluitje van een cent om producten en diensten online aan te schaffen en de kosten vervolgens te declareren.

Handig voor werknemers misschien maar inkoopmanagers verliezen de controle omdat een gestructureerd proces rondom aankopen ontbreekt. Daarnaast heeft men vaak geen inzicht in de contracten en is niet altijd duidelijk wat de impact van al die bestellingen op het beschikbare budget is. Hierdoor wordt het onmogelijk om bijvoorbeeld schaalvoordelen te realiseren of tijdig de contracten van producten op te zeggen voordat deze stilzwijgend worden verlengd. Ongewenste inkoopwildgroei kan echter worden tegengegaan, zo stelt Djimmy Zeijpveld, solution marketeer bij Exact. Hoe? Hij geeft hierbij drie tips.

1. Herstel het overzicht
Allereerst is het tijd om de bedrijfsuitgaven inzichtelijk te maken. Dit doe je door alle uitgaven in kaart te brengen. Inzicht in je uitgaven zorgt ervoor dat je in gesprek kan gaan met je leveranciers over de voorwaarden. Hierna kun je voorkeursleveranciers aanstellen waardoor je de kosten vermindert en dus de bedrijfsvoering gezonder maakt.

2. Creëer draagvlak onder stakeholders
Het is belangrijk om stakeholders op elk niveau van de organisatie bij het nieuwe proces te betrekken om zo draagvlak te creëren. Een verandering in het inkoopproces kan collega’s misschien het gevoel geven dat ze worden gecontroleerd of gekort op hun budget. In werkelijkheid zal blijken dat ze met een nieuw aankoopproces niet meer op zoek moeten naar producten in een woud van leveranciers en ook niet zelf hoeven voor te schieten. Benadruk de eenvoud van het nieuwe proces en dat bestelde producten en/of diensten eerder in huis hebt.

3. Kies de juiste software
Zorg er intussen ook voor dat het systeem daadwerkelijk eenvoudig in gebruik is, zodat de bereidheid en motivatie van medewerkers om via het nieuwe systeem te bestellen niet zal wegebben. Daarom moeten inkooporders makkelijk aan te maken zijn en aanvragen snel worden verwerkt en goedgekeurd. Een inkoopsysteem dat direct geïntegreerd is in je financiële systeem en dat je gebruikt via een browser is daarbij een must. Zo worden inkomende facturen automatisch gekoppeld aan contractafspraken en bestellingen. Bovendien worden facturen automatisch geboekt en betaalbaar gesteld na goedkeuren in de financiële administratie. Het goedkeuren van aanvragen gaat eveneens razendsnel omdat managers die verzoeken op hun mobiel ontvangen.

[avg-advertorial slug=”kom-naar-de-accountancy-expo-op-16-juni-2020″]