3 tips om bonnen goed te bewaren

Door Yeelen Knegtering

De Belastingdienst verplicht ondernemers om hun bonnen zeven jaar te bewaren. De inkt van bonnen wordt echter op thermisch papier gedrukt. Dit materiaal kan slecht tegen wrijving, vocht, vet en zonlicht. Hierdoor vervaagt de inkt na verloop van tijd, wat de bonnen onleesbaar maakt. Dit is een probleem, want ondernemers die niet aan de bewaarplicht van de Belastingdienst voldoen, riskeren een boete. Daarom is het voor ondernemers en hun accountants van groot belang om de administratie goed op orde te hebben.

Om frustratie en tijdverspilling te besparen, geven we in dit blog 3 tips om bonnen goed te bewaren.

Tip 1: kies voor digitaal

Zoals we eerder al zeiden, vervagen bonnen snel door blootstelling aan zonlicht, wrijving, vocht en vet. Bonnen bewaren in de portemonnee is daarom een no go. Zorg voor een koele, donkere ruimte om bonnen in te bewaren.

Wat echter nog beter werkt, is om de bonnen digitaal te bewaren. Digitaal krijgen bonnen geen kans om te vervagen en daarnaast kunnen ze niet zoekraken. Bewaar ze door een kopietje of een foto te maken. Ze moeten echter wel op tijd gefotografeerd of gescand worden, anders kunnen deze alsnog vervagen.

Tip 2: zorg dat de ondernemer niet te veel zelf moet doen

Wanneer de ondernemer handmatig bonnen over moet typen, neemt dit naar alle waarschijnlijkheid een hoop tijd in beslag. Verwerking van bonnen wordt vaak als saai bestempeld, waardoor dit klusje snel achterop het prioriteitenlijstje raakt. Hierdoor blijven bonnen vaak langer liggen.

Bovendien kan zich tijdens het overtypen van de bonnen snel een onvolkomenheid voordoen. Wanneer de bonnen in de administratie fouten bevatten, zal de accountant moeten achterhalen waar de fout zit. Ook dit kost weer extra tijd. Om het proces soepel te laten verlopen, is het verstandig om de ondernemer zoveel mogelijk werk uit handen te nemen.

Tip 3: zorg voor een goede verwerkingsmodule voor bonnen

De oplossing voor deze problemen is een goede verwerkingsmodule voor bonnen. Met een verwerkingsmodule hoeft de ondernemer alleen maar een foto van de bon te maken. De bon kan vervolgens ingestuurd worden via een app, e-mail of online.

De gegevens op de bon worden gelezen door middel van scan en herken technologie (ook wel bekend als OCR). De verwerkingsmodule slaat deze gegevens vervolgens op in de cloud, waar deze in elk geval zeven jaar beschikbaar blijven. Dit is genoeg om te voldoen aan de bewaarplicht van de Belastingdienst.

De bonnen in de cloud zijn zowel voor de ondernemer als de accountant beschikbaar. Hierdoor hoeft de accountant niet eenmaal per kwartaal diverse dozen met bonnetjes door te spitten.

Koppel de verwerkingsmodule aan het ERP- of boekhoudsysteem voor een optimale werking

Wanneer de verwerkingsmodule gekoppeld wordt aan het ERP- of boekhoudsysteem, bijvoorbeeld AFAS, Exact, SAP of Twinfield, komen de ingescande bonnen automatisch in de administratie van dit systeem terecht.

Door de verwerkingsmodule te koppelen, hebben zowel de accountant als de ondernemer altijd overzicht en inzicht in de laatste cijfers. Bovendien verhoogt het de efficiëntie en worden er een stuk minder fouten gemaakt.

Betere samenwerking tussen accountants en klanten

Automatisering leidt leidt tot een betere, gestroomlijnde samenwerking tussen accountants en klanten. Bovendien besparen accountants een hoop tijd, waardoor zij meer tijd over houden om actief te adviseren. Automatiseren? Met Klippa verwerk je bonnen binnen een handomdraai. Bezoek Klippa.com voor meer informatie. 

Yeelen Knegtering is CFO van documentverwerker Klippa