10 stappen richting implementatie CSDDD

Het implementeren van de CSDDD is voor steeds meer grote bedrijven en MKB een proces dat aanzienlijke tijd, middelen en organisatorische verandering vereist. Door een aantal stappen te volgen, kunnen CFO’s en financiële managers hun bedrijven begeleiden naar de verplichte naleving en verbeterde duurzaamheidsprestaties. Experts wijzen er op dat due diligence en compliancy een doorlopend proces vergen en geen eenmalige oefening.

Accountantweek.nl zet de belangrijkste stappen in een tijdschema.

Stap 1: Beoordeel toepasbaarheid en tijdlijn

Bepaal eerst of uw bedrijf binnen het toepassingsgebied van de CSDDD valt. De richtlijn is van toepassing op bedrijven op basis van drempels voor werknemersaantal en omzet:

– Vanaf 2027: 5.000+ werknemers en €1,5 miljard+ netto-omzet
– Vanaf 2028: 3.000+ werknemers en €900 miljoen+ netto-omzet
– Vanaf 2029: 1.000+ werknemers en €450 miljoen+ netto-omzet

Identificeer welke invoeringsfase van toepassing is op uw bedrijf en markeer de relevante nalevingsdeadlines in uw bedrijfskalender. Doorgaans zijn hier 1 tot 2 maanden voor nodig maar begin hier tenminste .

Stap 2: Stel een Due Diligence Taskforce samen

Vorm een multidisciplinair team om de CSDDD-implementatie te leiden. Dit team moet vertegenwoordigers bevatten van de afdelingen financiën, juridische zaken, inkoop, operaties en duurzaamheid. Wijs duidelijke rollen en verantwoordelijkheden toe om een gecoördineerde aanpak te waarborgen. Reken op een oprichtingsperiode van maximaal 2 maanden, binnen twee jaar tot de verplichte implementatie te starten.

Stap 3: Voer een Gap-analyse uit

Evalueer de huidige due diligence-praktijken van uw bedrijf tegen de CSDDD-vereisten. Identificeer gebieden waar uw bestaande processen tekortschieten en prioriteer deze hiaten voor verbetering. Deze analyse zal dienen als basis voor uw implementatiestrategie. Begin hiermee ongeveer 18-20 maanden voor de implementatiedatum. [Artikel gaat verder na de volgende alinea]

Stap 4: Ontwikkel een Due Diligence beleid

Creëer een uitgebreid due diligence-beleid dat in lijn is met de CSDDD-vereisten. Dit beleid moet omvatten:

– De benadering van het bedrijf ten aanzien van due diligence
– Een gedragscode met regels en principes
– Processen voor het implementeren van due diligence

Zorg ervoor dat dit beleid geïntegreerd is in uw algehele bedrijfsstrategie en bestuursstructuur. Geadviseerd wordt om ongeveer 15-16 maanden voor de implementatiedatum hiermee te starten.

Stap 5: Breng uw waardeketen in kaart

Voer een grondige inventarisatie uit van de volledige waardeketen van uw bedrijf, inclusief zowel upstream als downstream activiteiten. Deze inventarisatie moet betrekking hebben op:

– Eigen activiteiten
– Dochterondernemingen
– Directe en indirecte leveranciers
– Relevante downstream activiteiten (bijv. distributie, transport, opslag)

Deze stap is cruciaal voor het identificeren van potentiële mensenrechten- en milieurisico’s in uw hele waardeketen. Volgens kenners kan dit tot wel 4 maanden duren. Begin hier ongeveer 12-13 maanden voor de implementatiedatum mee.

Stap 6: Identificeer en beoordeel risico’s

Ontwikkel een robuust proces om daadwerkelijke of potentiële negatieve effecten op mensenrechten en milieu in uw activiteiten en waardeketen te identificeren en te beoordelen. Dit moet omvatten:

– Verzamelen van kwantitatieve en kwalitatieve gegevens
– Uitvoeren van stakeholderconsultaties
– Prioriteren van risico’s op basis van ernst en waarschijnlijkheid

Implementeer een systeem om deze risicobeoordeling regelmatig bij te werken, ten minste jaarlijks of wanneer er significante veranderingen optreden in uw bedrijfsomgeving. Trek hier 2 tot 3 maanden voor uit en start ongeveer 10 maanden voor de deadline met de implementatie. [Artikel gaat verder na de volgende alinea]

Stap 7: Implementeer preventie- en mitigatiemaatregelen

Ontwikkel en implementeer op basis van de geïdentificeerde risico’s strategieën om negatieve effecten te voorkomen, te verminderen of te beëindigen. Dit kan inhouden:

– Bijwerken van leverancierscontracten en gedragscodes
– Verzorgen van training en capaciteitsopbouw voor leveranciers
– Samenwerken met branchegenoten aan gemeenschappelijke uitdagingen
– Ontwikkelen van actieplannen voor gebieden met hoog risico

Zorg ervoor dat deze maatregelen praktisch en effectief zijn en afgestemd zijn op de middelen en invloed van uw bedrijf. Deze stap moet 6 tot 7 maanden voor de verplichte datum worden afgerond.

Stap 8: Stel monitoring- en trackingsystemen In

Implementeer systemen om de effectiviteit van uw due diligence-maatregelen te monitoren. Dit moet omvatten:

– Kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) voor het volgen van vooruitgang
– Regelmatige audits en beoordelingen van uw eigen activiteiten en die van uw leveranciers
– Mechanismen voor continue verbetering op basis van monitoringresultaten

Overweeg het gebruik van technologische oplossingen om gegevensverzameling en -analyse in uw hele waardeketen te stroomlijnen. Begin hier ongeveer 4 maanden voor de implementatiedatum mee.

Stap 9: Zet een klachtenmechanisme op

Ontwikkel een toegankelijke en effectieve klachtenprocedure voor stakeholders om zorgen over mensenrechten en milieueffecten te uiten. Dit mechanisme moet:

– Gemakkelijk toegankelijk zijn voor getroffen individuen en gemeenschappen
– Vertrouwelijkheid en bescherming tegen vergelding waarborgen
– Zorgen voor een eerlijke en tijdige afhandeling van klachten
– Transparant zijn over het proces en de resultaten

Evalueer en verbeter dit mechanisme regelmatig op basis van feedback van stakeholders en best practices. Een kwartaal voor de verplichte implementatie moet hiermee begonnen worden. [Artikel gaat verder na de volgende alinea]

Stap 10: Bereid financiële afdeling voor op rapportage en openbaarmaking

Stel processen in voor publieke communicatie over uw due diligence-inspanningen. Dit omvat:

– Ontwikkelen van een rapportagekader in lijn met CSDDD-vereisten
– Verzamelen en verifiëren van relevante gegevens in uw hele organisatie
– Voorbereiden van een jaarlijkse verklaring over genomen due diligence-maatregelen
– Zorgen voor toezicht en goedkeuring op bestuursniveau van openbaarmakingen

Overweeg om CSDDD-rapportage te integreren met andere ESG-rapportageverplichtingen om een alomvattende duurzaamheidsrapportagestrategie te creëren. Deze stap kan in aanloop naar eerste rapportage gezet worden waarbij het verstandig is om onduidelijke definities in een eenmalige bijlage te verduidelijken.