10 gouden tips rond softwareselecties

Door Reindert Doorn

Het blijkt dat je hersenen bij het aanbod van meer dan zeven keuzealternatieven stresssymptomen gaan vertonen. Dat helpt al niet mee. En dan heb je nog het verschijnsel ‘voorkomen van spijt’. Het gevoel dat je zeker wilt weten niet de verkeerde keuze te maken. Je wilt álle details gecheckt hebben. Echt een klus voor de blauwe accountant zou je zeggen. Het verklaart misschien ook waarom selectietrajecten in onze branche relatief zo lang duren.

Kun jij wel wat hulp gebruiken?

Hieronder een paar onmisbare tips als je op zoek gaat naar nieuwe software voor je accountantskantoor.

1. Strategisch kiezen
Vermijd de kunst der verleiding en bepaal je eigen stip aan horizon. Bepaal eerst welke richting je met je kantoor op gaat en wilt. Gebruik dit als referentiekader om hulpmiddelen bij te zoeken. Software is immers geen doel op zich, maar slechts een middel om je komen waar je wilt zijn.

2. Deel jouw roadmap met leveranciers
Vaak gaat het andersom. Maar waarom deel je niet -in vertrouwen- de richting die jij met je kantoor op wilt? Vraag aanbieders om toe te lichten hoe ze erbij kunnen helpen. Zo worden ze uitgedaagd om niet alleen RFI’s te beantwoorden, maar actief met je mee te denken. En ze doen het graag! Zo ontdek jij of de aanbieder snapt waar je naar toe wilt.

3. Selecteren op nu of straks? 
Software is voortdurend in ontwikkeling. Het is te kortzichtig om alleen uit te gaan van de status-quo bij je keuzes. Controleer de roadmap van de aanbieder ook en beoordeel of de ontwikkelrichting past bij de richting van je kantoor. Informeer ook altijd naar ontwikkelambities en -capaciteit.

4. Als je toch een RFI doet.. maak het jezelf dan makkelijk
Stel een vragenlijst samen met open vragen. Zo min mogelijk ja/nee vragen; daar heb je weinig aan. Maak de vragenlijst in een online enquete- of feedbacktool. Dat is eenvoudiger voor de aanbieder en vooral voor de verwerking aan jouw zijde. En.. sommige vragen zijn al voor je gesteld! Check eerst even de handige onderzoeksrapporten van GBNED.

5. Neem de AVG meteen mee! 
In mei 2018 wordt de nieuwe Europese privacywet actief. Alle aanbieders moeten zich hier ook op voorbereiden. Informeer meteen hoe ver ze zijn met de voorbereidingen en hoe serieus ze daarmee privacy- en securityvraagstukken nemen. Sluit je een overeenkomst af? In de meeste gevallen heb je ook een bijgaande bewerkersovereenkomst nodig. Direct regelen!

[avg-advertorial slug=”kom-naar-de-accountancy-expo-op-18-juni-2019″]

6. De positieve referent overslaan
Volgens het boekje -heel waardevol- vraag je of je een ander kantoor mag bellen om te horen wat zijn ervaringen zijn. De aangedragen referentiekantoren stralen vaak van geluk. Vraag in dat geval dieper door naar de mogelijke beperkingen en check hoe de relatie met de leverancier wordt ervaren. Of, misschien nog een beter idee, vraag eens of je een vertrokken klant mag natrekken.

7. Maak een (implementatie)scenarioplan
Heel vaak maakt de nieuwe software deel uit van een compleet applicatielandschap. Om teleurstelling te voorkomen is het fijn om samen met de aanbieder een scenarioplan te maken. Je brengt in beeld hoe de eventueel nieuwe software past in het landschap en hoe de invoering gaat. Maak bijvoorbeeld een visuele weergave waarin hiaten duidelijk worden.

8. Meer draagvlak! 
Maak een keuze een keuze van het héle kantoor. Werk bijvoorbeeld twee scenario’s uit en laat de twee aanbieders een live-demo geven. Niet voor jezelf, maar voor een groep collega’s. Zij bepalen vervolgens aan de hand van anonieme stemming welke oplossing de voorkeur geniet. Zien is geloven.

9. Contractfase? 
Dit is hét moment om je aanbieder nog wat in beweging te krijgen. Eenmaal getekend ben je je onderhandelingspositie kwijt. Onderhandel bijvoorbeeld softwarekoppelingen mee, eventuele (maatwerk)wensen en vraag of je als kantoor met de doorontwikkeling van de software mag meedenken. Gelukkig zijn er ook voldoende aanbieders die na de contractfase nog graag met je in gesprek blijven!

En nummer 10 dan?

Juist. Die toegift is voor de leveranciers. De bedreven salesmanagers. Of accountmanagers. Of executive … Enfin hoe dat ook heet. Het valt ons op dat kantoren in toenemende mate wars zijn van gelikte (in jouw beleving; gewoon goed verzorgde) verkooppresentaties. Het gaat eens temeer om authenticiteit in het zakendoen, met gunning als resultante. Vind je het lastig op die ‘klik’ te krijgen? Neem dan gewoon één van je klanten mee. Dat geeft een leuke dynamiek in de ontmoeting. Kantoorhouders onderling begrijpen elkaar vaak sneller!

Reindert Doorn helpt bij DOCCO (accountants)kantoren bij het optimaal inzetten van IT